Manager/in Institutsverwaltung Drittmittel/Finanzen/Personal

Entgeltgruppe TV-L E11 (100 %), unbefristet
Kennziffer AAO 01-17

Das Institut für Energiewirtschaft und Rationelle Energieanwendung (IER) der Universität Stuttgart ist mit über 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei einem jährlichen Drittmittelumsatz von mehr als 3 Mio. Euro eines der großen energiewirtschaftlichen Institute in Deutschland.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine/n Manager/in für die Institutsverwaltung mit Schwerpunkten in der Verwaltung und Abwicklung der Drittmittel, Finanzen und Personalwirtschaft. Bewerber sollten ein abgeschlossenes Studium an einer Verwaltungsfachhochschule oder in einem kaufmännischen Studiengang oder ausreichende einschlägige Berufserfahrung haben. Die Stelle eignet sich auch für Absolventen der Verwaltungsfachhochschule.

Zu Ihren Aufgaben gehört insbesondere:
•Unterstützung des Institutsleiters in allen verwaltungsseitigen und kaufmännischen Aufgaben
•Unterstützung und Beratung der wissenschaftlichen Mitarbeiter bei der Beantragung von Fördermitteln (z. B. EU, Bund, Land, Stiftungen) sowie Kalkulation und Legung von Angeboten (öffentliche Auftraggeber und Industrie) durch selbständige Bearbeitung des verwaltungstechnischen/kaufmännischen Teils
•Administratives und finanzseitiges Management der Drittmittelprojekte des Instituts im Sinne von Fördermittelzuwendungen oder privatwirtschaftlichen Aufträgen (Bund, EU, Land, Stiftungen, Industrie) ab der Antragstellung bis zur finalen Abrechnung
•Betreuung der Finanzbuchhaltung und Abstimmung mit der zentralen Verwaltung
•Personalverwaltung (Vorbereitung von Einstellungen einschließlich Bewerbungsprozess, Verwaltung von Urlaub, Krankheit etc., Erstellung von Übersichten und Statistiken)
•Aufstellung und Fortschreibung der Gesamthaushalts- und Kapazitätsplanung des Instituts sowie des Jahresabschlusses und Zwischenreports entsprechend der Vergaben des Institutsleiters (strategisches Controlling)
•Bereitstellung eines regelmäßigen Reportings zur finanziellen und ressourcenseitigen Situation für die Projektleiter (Projektcontrolling) und den Institutsleiter
•Übernahme der organisatorischen und Verwaltungsaufgaben im Hinblick auf Abrechnung von Reisetätigkeiten und Beschaffungen im Fall von Investitionen und Material
•Übernahme der allgemeinen Verwaltungstätigkeiten

Wir bieten herausfordernde Aufgaben im Wissenschaftsmanagement in einem interessanten, internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld mit einem hohen Grad an Selbständigkeit. Die Vergütung erfolgt je nach persönlicher Qualifikation bis TV-L E11 (100 %). Es gelten die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes. Die Stelle ist unbefristet. Die Bearbeitung der Aufgaben erfolgt in Zusammenarbeit mit einem anderen Institut der Fakultät, so dass hier in Absprache Ressourcen gemeinsam genutzt werden können.

Wir suchen eine/n Mitarbeiter/in mit breitgefächerter Kompetenz und praktischer Erfahrung in der Verwaltung, im Management der kaufmännischen bzw. Verwaltungsaufgaben wissenschaftlicher Einrichtungen und in der öffentlichen Haushaltsführung. Insbesondere Kenntnisse in der Projektbeantragung und -abwicklung einschließlich internem und externen Berichtswesen von nationalen und internationalen Forschungsprojekten sind von Nutzen. Sehr gute Kenntnisse der Finanzbuchhaltung insbesondere auch der kaufmännischen Buchführung und der gängigen EDV-Tools (SAP FI und CO, MS Office, MS Outlook) setzen wir voraus. Darüber hinaus erwarten wir eine hohe Fähigkeit zu analytischem Denken, Selbständigkeit, Eigeninitiative und -verantwortung, Einsatzbereitschaft, Flexibilität, Durchsetzungsfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein sowie Zuverlässigkeit, Integrität und Loyalität. Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit, Organisationstalent und gute Englischkenntnisse runden Ihr Profil ab.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Die Universität Stuttgart möchte den Anteil der Frauen im Fachereich erhöhen und ist daher an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung (Rektoramt). Weitere Informationen unter: www.ier.uni-stuttgart.de

Universität Stuttgart - Institut für Energiewirtschaft und Rationelle Energieanwendung IER
Zentrale Dienste und Projektmanagement
Prof. Dr.-Ing. Kai Hufendiek
Heßbrühlstr. 49a
70565 Stuttgart
0711/685-87801
kai.hufendiek@ier.uni-stuttgart.de

www.ier.uni-stuttgart.de