Kapazitätsplanung
Ressourcenmanagement: Kapazitäten richtig planen

Ressourcenmanagement: Überblick 

Ein gutes Ressourcenmanagement trägt dazu bei, dass ein Projekt in der vorgegebenen Zeitspanne abgeschlossen ist und die Ressourcen dabei effizient und ökonomisch eingesetzt werden. Diese Kapazitätsplanung ist heutzutage wichtiger denn je, da fehlende Ressourcen und die damit verbundenen unrealistischen Plantermine den Alltag vieler Unternehmen und anderer Institutionen prägen.

Eine Ressource kann dabei vieles sein: von finanziellen Mitteln über betriebliche Ausstattung bis hin zu technischen Tools und Personalkapazitäten – einfach alles, was zur Durchführung eines Projekts benötigt wird. 

Projekte werden in der Praxis vor Beginn häufig nicht mit der letzten Konsequenz durchgeplant. So gibt es in vielen Fällen zwar eine zeitliche Projektplanung, der erforderliche Abgleich mit verfügbaren Ressourcen fällt jedoch oft unter den Tisch. 

Ein Versäumnis: Denn ohne diese Leitplanken ist nicht bekannt, wie viele Projekte die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bewältigen können. Auch kann schlecht abgeschätzt werden, wie sich der Workload in bestimmten Phasen des jeweiligen Projektes entwickelt. In Summe führt das zu nicht kontrollierbaren, die Entwicklung lähmenden Kapazitätsspitzen. Die Fokussierung einzelner Mitarbeitender auf ihre Aufgabe leidet ebenfalls darunter, wenn sie auf zu vielen Hochzeiten gleichzeitig tanzen müssen.

Roadmap erstellen: Darauf kommt es an

Um die benötigten Ressourcen abschätzen zu können, ist es hilfreich, eine Roadmap zu erstellen, die alle Abteilungen einer Organisation einbezieht. Bei einer Roadmap handelt es sich um eine grafische Übersicht über ein Projekt, die Ziele, Meilensteine und Ergebnisse abbildet – also eine grobe Orientierungshilfe über den gesamten Fahrplan eines Projekts. Dadurch können Aufgaben klar priorisiert und Ressourcen über die verschiedenen Abteilungen und Geschäftsbereiche hinweg zugeteilt werden.

Eine Roadmap ist jedoch nicht in Stein gemeißelt. Weder muss sie in einer starren Struktur angelegt werden noch ist sie unveränderbar. Sie sollte immer auf das jeweilige Projekt so angepasst werden, dass es dieses bestmöglich abbildet. Es gibt aber ein paar Dinge, die sich in nahezu jeder Roadmap wiederfinden. Dazu gehören

• eine Projektzeitleiste, die Anfang und – sofern zeitlich begrenzt – Ende des Projektes festlegt
• zu erreichende Ziele, Zwischenziele und Meilensteine inklusive Priorisierung
• Zuteilung der verfügbaren Ressourcen für die verschiedenen Aufgaben.

Nun kommt es immer wieder vor, dass die Vorgaben der Roadmap aus verschiedensten Gründen nicht eingehalten werden können, sei es aufgrund einer Krankheitswelle oder wegen Lieferschwierigkeiten zwingend benötigter Produkte. 

Insofern sollte eine Roadmap agil angelegt sein, Puffer haben und auf notwendige Verschiebungen reagieren können. Gerade für Anforderungen, die in weiterer Zukunft liegen, sollte gelten, dass es sich hier eher um Ideen und Überlegungen handelt, die immer wieder hinterfragt und gegebenenfalls komplett geändert werden, wenn neue Voraussetzungen vorliegen.

Personelle Ressourcen richtig einsetzen

Für eine gute Kalkulation der Ressourcen sind Mitarbeitende und ihre Arbeitszeiten ganz entscheidend. Vom verfügbaren Personal hängt maßgeblich ab, wie schnell ein Projekt fortschreiten kann und ob die vertraglichen Verpflichtungen erfüllbar sind, die im Rahmen von Projekten gegenüber Kunden festgelegt wurden. Zudem sind personelle Ressourcen kostenintensiv, sodass in diesem Bereich auch aus wirtschaftlichen Gründen eine möglichst effiziente Planung ganz wesentlich ist.

Zunächst muss der Kapazitätsbedarf erfasst werden: Wie viele Mitarbeitende können für das Projekt in Beschlag genommen werden? In welchen Zeiträumen können sie arbeiten? Welche Urlaubs-, Krankheits- und sonstige Fehlzeiten sind zu berücksichtigen? Müssen Aufgaben an externe Kräfte outgesourct werden?

Anschließend müssen die verfügbaren Personen in Teams eingeteilt werden, inklusive fester Aufgaben und Rollenzuweisungen. Schließlich wird aus den zur Verfügung stehenden Informationen ein sogenannter Belegungsplan erstellt, aus dem auf den ersten Blick hervorgeht, welche personelle Ressource zu welchem Zeitpunkt welcher Aufgabe zugeordnet ist.

Idealerweise sollten bei der Kapazitätsplanung der Mitarbeiterinnen auch die Kosten des Personals erfasst und bewertet werden. Erfordert ein Projekt viele Mitarbeiter aus dem oberen Gehaltssegment oder lassen sich viele Aufgaben von Hilfskräften oder Studierenden erledigen? Das ist wichtig, um Make-or-Buy-Entscheidungen seriös treffen zu können.

Ressourcenplanung: Methoden und Tools

Moderne Ressourcenplanung im Projektmanagement ist selbstverständlich digital. Softwaretools bieten in Echtzeit einen transparenten Überblick über die Verfügbarkeit aller Ressourcen. Alle Projektverantwortlichen können über die Applikation Informationen wie den Bedarf oder eine Prognose visualisiert abrufen und die Kapazitätsplanung aktualisieren. 

Zudem helfen Tools auch bei der Analyse im Nachgang, ob die Ressourcenplanung als erfolgreich bewertet werden kann oder nicht. Und nicht zuletzt kann eine solche Applikation dabei behilflich sein, anhand relevanter Key Performance Indicators (KPI) Kostentreiber in Projekten zu entdecken und einzelne Segmente zu optimieren. 

Empfehlenswerte Tools zur Ressourcenplanung

Diverse Tools können helfen, um die Ressourcenplanung zu vereinfachen. In vielen Fällen ist dafür keine Spezialsoftware notwendig. Excel-Lösungen oder andere Tabellenkalkulationsprogramme reichen für Standardprojekte meist aus. 

Für größere, umfangreichere Projekte, an denen viele Personen beteiligt sind, können speziellere Tools zur Ressourcenplanung jedoch eine große Hilfe sein. Denn bei einer Vielzahl von Teams und Projekten dauert die Ressourcenplanung über Excel aufgrund der manuellen Pflege der Daten lange, sie ist fehleranfällig und kann schnell unübersichtlich werden.

Empfehlenswerte und etablierte Tools sind beispielsweise Microsoft Projekt, Jira, Meisterplan oder ResourceGuru. Sie unterscheiden sich im Detail in ihrem Funktionsumfang und den Preisen, bieten jedoch einige signifikanten Vorteile im Vergleich zu Excel-Lösungen:

·    Sie können Fehlplanungen erkennen und bieten Lösungsvorschläge, wie freie Kapazitäten besser eingesetzt werden. 

·    Die Mitarbeiter haben klar definierte Rollen und Aufgaben innerhalb der einzelnen Projekte und werden nicht unter- oder überplant.

·    Die Bedienung ist intuitiv und nutzeroptimiert, sodass das Ressourcenmanagement an sich deutlich schneller geht.

Zeitmanagement: Tipps für die eigene Ressourcenplanung

So wie für große Projekte in Unternehmen eine durchdachte Kapazitätsplanung hilfreich ist, können die Mitarbeitenden durch ein strukturiertes Zeitmanagement und durch sinnvolle Priorisierung der Aufgaben die Anforderungen besser erfüllen. Für die Selbstorganisation und das persönliche Zeitmanagement gibt es diverse Methoden, die effizienteres Arbeiten ermöglichen.

Dazu gehört beispielsweise das Pareto-Prinzip, auch 80/20-Regel genannt. Danach können 80 Prozent der Aufgaben mit 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt werden. Für die übrigen 20 Prozent der Aufgaben fällt dann der Rest der Arbeitszeit an. Es ist also ratsam, die Aufgaben zu identifizieren, die mit wenig Aufwand viel Ergebnis bringen, um effektiv zu arbeiten. 

Ein anderes Prinzip ist die Pomodoro-Technik. Gemäß diesem Ansatz arbeiten Mitarbeiter dann am effizientesten, wenn sie regelmäßige Pausen einlegen. Empfohlen wird alle 25 Minuten eine fünfminütige Unterbrechung und alle zwei Stunden eine halbstündige Pause.